Agilis per il Settore ITS: Miar e il percorso di digital transformation
Continua innovazione tecnologica e riorganizzazione dei processi: ecco come Miar, azienda operante nel settore ITS (idrotermosanitario), ha interpretato il concetto di digital transformation all’interno della propria realtà.
Aumentare il livello di servizio fornito ai propri clienti, snellendo e automatizzando le procedure al fine di risparmiare tempo e costi, è stata sin dall’inizio la priorità.
In questa intervista con Simone Solagni, titolare di Miar, abbiamo parlato del percorso di trasformazione digitale affrontato e approfondito come l’introduzione delle soluzioni Agilis abbia supportato la sua azienda nel raggiungimento degli obiettivi di crescita.
Termo idraulica e alta qualità nel servizio ai clienti, chi è Miar?
Miar nasce nel 1976 a Cinisello Balsamo (MI). Operiamo nel settore idrotermosanitario (ITS) ed in particolare ci occupiamo di forniture per il condizionamento e riscaldamento oltre che di apparecchiature dedicate all’impiantistica.
In totale siamo in 25 addetti, suddivisi tra sede operativa e lo showroom che abbiamo aperto negli ultimi anni e risulta essere sempre più importante per il nostro business.
Per quanto riguarda le modalità di vendita, non facciamo affidamento su venditori esterni, i clienti arrivano al banco e acquistano ciò di cui hanno bisogno. Avendo sede in centro città il nostro showroom accoglie diverse tipologie di clienti e di conseguenza abbiamo molteplici esigenze da soddisfare.
Qual è stata l’esigenza che vi ha spinto a cercare nuove soluzioni per la gestione dei processi aziendali?
Premetto che nella nostra storia abbiamo cambiato tre o quattro gestionali. Prima di passare ad Agilis abbiamo utilizzato per vent’anni lo stesso software. Ognuno di noi sapeva esattamente dove mettere le mani e la maggior parte delle operazioni venivano svolte in automatico, senza dover nemmeno pensare.
Ci siamo però scontrati con l’esigenza di portare la nostra azienda al passo con i tempi, specialmente dal punto di vista della tecnologia.
Mi spiego meglio: avevamo la necessità di velocizzare e automatizzare alcune attività come, ad esempio, il classico invio di un preventivo via e-mail con in allegato una scheda tecnica o delle immagini.
Utilizzando il vecchio gestionale non sarebbe stato possibile rispondere a questo tipo di esigenze se non attraverso una serie di personalizzazioni che non sono nemmeno certo sarebbero state applicabili.
In questa situazione abbiamo ritenuto doveroso fare un passo verso il cambiamento.
L’occasione è nata anche dalla volontà di rivoluzionare i nostri processi aziendali. Con la “scusa” di adottare un nuovo gestionale abbiamo quindi cercato di agire sulle nostre procedure, cambiandone alcune.
Rispetto ad altri competitor, quali sono i fattori che vi hanno fatto scegliere Omega?
Nella fase di software selection abbiamo valutato più di un fornitore e quindi più di una soluzione. A far pendere l’ago della bilancia verso Omega è stata la competenza nel nostro settore. Il fatto che fosse già presente con molteplici installazioni nel settore ITS e che conoscesse bene alcuni attori nel nostro mondo ci ha convinto nella scelta.
Già lungo tutto il periodo di passaggio abbiamo avuto la conferma di aver preso la decisione corretta. Dico questo perché nell’interagire con i capi progetto e con i vari operatori ci siamo accorti che avevano già affrontato la maggior parte delle procedure.
Sia chiaro, questo non significa necessariamente che il lavoro già fatto per altri fosse la soluzione perfetta per noi: abbiamo dovuto apportare qualche modifica per adattare la soluzione alle nostre esigenze, però la base di partenza era già esistente.
Il progetto che vi riguardava ha coinvolti diversi ambiti: qual è dal tuo punto di vista il valore aggiunto delle soluzioni Agilis?
Come ho già anticipato, il cambio di gestionale e l’adozione di nuove soluzioni sono stati un’occasione per cambiare diversi processi aziendali: è quindi difficile trovare un unico aspetto in termini di valore aggiunto conseguito.
L’MRP ci ha dato la possibilità di gestire l’ordine fornitore in modo più snello e preciso rispetto a prima. Lo strumento “All in one” ci ha permesso di rendere molto più semplice e agile la vendita al banco e di incrementare l’utilizzo dei lettori di codici a barre sia in fase di vendita sia in fase di preparazione ordini e note di prelievo.
Proprio sfruttando maggiormente i codici a barre abbiamo implementato ciò che tecnicamente si chiama “inventario a rotazione”, un metodo di controllo delle giacenze che si basa su una serie di “mini-inventari” quotidiani al fine di tenere sempre aggiornata la corrispondenza tra scorta fisica e contabile, una tecnica che prima non usavamo.
Premetto che nel nostro settore non esiste l’obbligo di avere un magazzino fiscale, ma abbiamo deciso di implementare questo processo per aumentare il nostro livello di servizio verso i clienti. Monitorare il magazzino ci consente di non fermare l’azienda a fine anno per fare l’inventario, e questo è per noi un vantaggio dal valore immenso.
Un altro aspetto importante è quello legato alle offerte del nostro showroom, passare dalle offerte a capitoli allo strumento “Offerte Net” ha reso molto più veloce la fase di stesura dei preventivi. Nel nostro settore, dovendo fare un’offerta ad un utente finale - sia esso un architetto o un’impresa - poter revisionare le offerte in pochi minuti è una necessità.
Inoltre, avere il catalogo online consente all’installatore di collegarsi in tempo reale con Agilis e controllare una serie di dati come scadenze, ordini o la giacenza dei prodotti: qualcosa che prima non potevamo fare.
Per riassumere, abbiamo reso molto più fluidi una buona parte dei nostri processi.
Quali sono in termini tangibili i risultati ottenuti e in quali settori la semplificazione dei processi tramite la collaborazione con Omega vi ha “cambiato la vita”?
È difficile identificare un settore specifico, l’idea che ci ha guidati durante la fase introduttiva dei nuovi strumenti è stata quella di dare attraverso il gestionale maggior “tempo libero” ai nostri operatori.
Avevamo l’esigenza di aumentare il più possibile i processi automatici per permettere ai colleghi di sfruttare il loro tempo portando avanti attività che richiedessero davvero la loro attenzione.
Anche solo l’introduzione della firma digitale è stata un passo avanti in questo senso, prima dovevamo far firmare fisicamente i documenti, ora, firmando sul tablet, abbiamo recuperato tempo e costi.
Sempre in termini di tempo, l’inventario a rotazione di cui abbiamo già parlato è stato cruciale. L’operatore incaricato svolge questo processo nei tempi morti, così facendo permette all’intera azienda di recuperare 4/5 giorni a fine anno.
In tutti i settori abbiamo ritoccato e modificato i processi, rendendoli più veloci e riducendo lo sforzo necessario per portare a termine una serie di attività.
Tre motivi per cui un’azienda del settore ITS dovrebbe scegliere Omega come partner per l’innovazione dei processi?
Ho già anticipato il primo motivo ma lo ribadisco: Omega è un’azienda molto preparata da tutti i punti di vista ma soprattutto nel settore ITS.
In secondo luogo, non dobbiamo dimenticarci che la struttura del gruppo consente ad Omega di offrire servizi completi e trasversali come quello di Omega Lab, società specializzata nella fornitura di hardware: un aspetto da non sottovalutare per rendere possibile il cambiamento. L’ampio ventaglio di servizi ci ha consentito di affidarci ad unico partner pur avendo diversi tipi di esigenze da soddisfare.
Il terzo motivo - lo dico con la massima sincerità - è la sensazione di sicurezza che abbiamo percepito lungo tutto il progetto grazie alle persone con cui abbiamo avuto occasione di collaborare. Sin dall’inizio c’è stata da parte di tutti una grandissima disponibilità, un elemento a cui tenevo e che avevo sottolineato sin dalla fase di stesura del contratto. Questo per me è un servizio aggiuntivo che differenzia Omega da altri partner.
Hai un consiglio da dare alle altre aziende che vogliono intraprendere un percorso di trasformazione digitale?
A chi intende cambiare gestionale o dare una svolta innovativa ai propri processi posso solo consigliare che, a prescindere dal partner scelto, non ci si può aspettare che la software house porti avanti l’intero progetto da sola.
Da parte dell’azienda è necessaria la maggior collaborazione possibile, altrimenti si corre il rischio di partire con una serie di processi che poi finiscono per non funzionare o non essere funzionali alla propria realtà. Nel nostro caso, prima di poter arrivare a pianificare il passaggio di gestionale, abbiamo fatto quasi un anno di lavoro; dunque, c’è stato un grande impegno già prima di iniziare con il cambiamento.
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